Hệ thống quản trị nội dung doanh nghiệp (ECM)
 

 

Mục đích

  • Chuyển đổi phương thức từ lưu trữ truyền thống (dưới dng giấy) sang lưu trữ hiện đại (lưu trữ điện tử).

  • Soạn thảo, chỉnh sửa online các tài liệu giống như google docs, google excel...

  • Trao đổi, chia sẻ, cộng tác trực tuyến trên nội dung tài liệu theo các nhóm làm việc được phân quyền.

  • Quản lý các phiên bản tài liệu được cộng tác trao đổi.

  • Qun lý thống nhất, bo qun an toàn và tổ chức sử dng có hiệu qutài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động ca các cơ quan nhà nước;

  • Nâng cao hiệu quhoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

  • Gim thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí, kéo dài tuổi thca tài liệu.

  • Thuận tiện cho công tác tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo thông tin

  • Tăng cường tính kp thời ca thông tin, số liệu báo cáo (cập nhật trực tuyến, gần thời gian thực).

    •   Nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo, điều hành ca các cấp có thẩm quyền.

Phạm vi

  • Bộ/Ngành/Địa phương.

  • Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu.

Công nghệ phát triển

  • Java

  • Oracle/mysql/sqlserver

  • OCR (Optical Character Recognition): nhận dng ký tự quang hc

  • Microsoft office online editor

  • Apache Solr: trích rút dữ liệu văn bản từ các file định dng pdf, doc, txt, csv,... phục vtìm kiếm trong file

  • MicroServices

 

Ưu điểm của giải pháp

  • Nền tng cộng tác, trao đổi, chia stài liệu ưu việt, qun lý tập trung, bảo mật, giúp gim thời gian và tiết kiệm chi phí trong qun lý tài liệu điện tử, hỗ trợ các hệ thống khai phá dữ liệu, dữ liệu lớn.

  • Quản lý các nhóm làm việc, cộng tác theo quyền hạn. Chia sẻ, trao đổi cộng tác trực tuyến tài liệu theo các nhóm đảm bảo bảo mật, an toàn.

  • Quản lý các phiên bản làm việc tài liệu.

  • Soạn thảo, chỉnh sửa online các tài liệu giống như google docs, google excel...

  • Hỗ trợ đầy đủ quy trình số hóa tài liệu, đảm bo tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy ca tài liệu được số hóa và tài liệu điện tử.

  • Cung cấp các công cbóc tách dữ liệu hiệu qu

  • Tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo với tốc độ cao

  • Đảm bo an toàn, bo mật, tránh mất mát dữ liệu

  • Công cquản lý kho lưu trữ giấy và điện tử trực quan, dễ sử dng

  • Đảm bo hiệu năng với khối lượng dữ liệu lớn

  • Tích hợp đầy đủ chữ ký số  và các hệ thống CNTT khác

  • Cung cấp số liệu tổng hợp, tổng quan cho lãnh đạo phc vchỉ đạo, điều hành.

Tính năng sản phẩm

-Thêm mới, sửa, xóa và chia sẻ tài liệu, thư mục: Người dùng A có thể tạo mới tài liệu, soạn thảo trực tuyến và chia sẻ với người dùng B/nhóm ngưoi dùng (tài liệu định dạng word, excel, powerpoint). Khi chia sẻ qua nền tảng chia sẻ tài liệu số người dùng B gần như ngay lập tức có thể tìm kiếm và tải tài liệu về máy mình. Tài liệu được lưu trữ một lần duy nhất tại kho dữ liệu số và được chia sẻ để sử dụng nhiều lần. Quản trị hệ thống có thể theo dõi, giám sát được các hoạt động tương tác với tài liệu số.
-Trao đổi ý kiến: Người dùng A và người dùng B có thể trao đổi, góp ý kiến về nội dung tài liệu trực tiếp trên tài liệu thay vì phải gửi ý kiến qua email, hay các công cụ khác.
-Quản lý phiên bản: Các tài liệu có thể được soạn thảo, cập nhật nội dung nhiều lần, do đó, nền tảng chia sẻ tài liệu số cho phép Người dùng A có thể lưu trữ tài liệu dưới nhiều phiên bản tùy theo nhu cầu của người dùng.
-Phân quyền truy cập: Người dùng A có thể phân quyền truy cập, khai thác tài liệu cho người dùng B. Ví dụ: Người dùng A phân quyền cho phép người dùng B có thể xem, sửa được tài liệu do người dùng A chia sẻ. Người dùng khác không có quyền thì không thể truy cập vào được tài liệu.
-Đánh chỉ mục, tìm kiếm: Nội dung trong tài liệu có thể được đánh chỉ mục (index) để cho phép người dùng tìm kiếm trong nội dung tài liệu.
-Theo dõi, giám sát: Người dùng có thể theo dõi, giám sát tài liệu do mình chia sẻ xem ai đã chỉnh sửa, xem hay tải về tài liệu.
-Dashboard: cung cấp cung màn hình tổng quan cho cá nhân người dùng khi truy cập hệ thống, bao gồm các thông tin như: số lượng email mới đến, số lượng văn bản đến cần xử lý, hiển thị thông tin lịch họp, các công việc cần thực hiện, các thông tin cảnh báo (ví dụ: có tài liệu mới được chia sẻ, ), danh sách các thư mục, tài liệu của cá nhân, danh sách các trang làm việc cá nhân là thành viên.
-Quản lý trang(site): tạo trang; thêm, xóa các thành viên của trang, phân quyền cho các thành viên, đặt chế độ private hoặc public cho trang; danh sách tài liệu của trang, các hành động tương tác với trang (ví dụ: download một tài liệu, cho ý kiến một tài liệu…), quản lý tài liệu của trang;
-Quản lý tương tác trao đổi ý kiến giữa các thành viên về một tài liệu cụ thể; góp ý trực tiếp trên tài liệu; quản lý luồng công việc xử lý tài liệu.
- Quản lý động các/luồng trao đổi/luồng xin ý kiến phê duyệt: cho phép định nghĩa động các luồng, tùy theo đặc thù nghiệp vụ hoặc tính chất công việc.