Phần mềm Lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử (R-Document)
 

Mục đích:

-Chuyển đổi phương thức từ lưu trữ truyền thống (dưới dạng giấy) sang lưu trữ hiện đại (lưu trữ điện tử).
-Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước;
-Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
-Giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí, kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
-Thuận tiện cho công tác tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo thông tin
-Tăng cường tính kịp thời của thông tin, số liệu báo cáo (cập nhật trực tuyến, gần thời gian thực).
-Nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp có thẩm quyền.

Phạm vi:

-Cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp nhà nước
-Cơ quan đơn vị văn thư lưu trữ
- Doanh nghiệp, tổ chức
 
Tính năng sản phẩm

Mô-đun quản lý hồ sơ lưu trữ

-Quản lý các hồ sơ đã đưa vào lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm, xem thông tin chi tiết của hồ sơ.
-Cho phép nhận hồ sơ, tài liệu từ hệ thống khác để đưa vào lưu trữ theo quy định (ví dụ: tiếp nhận từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành…)
-Quản lý kho (giấy, số): Quản lý kho lưu trữ giấy: cung cấp các tính năng về quản lý, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu giấy, sơ đồ kho lưu trữ, phông lưu trữ, hộp lưu trữ…

Mô-đun quản lý hồ sơ hủy

ØNgười dùng có thể xem bản điện tử của hồ sơ giấy đã hủy, xem các biên bản hủy có liên quan; cho phép hủy hoàn toàn hồ sơ điện tử trên hệ thống.
-Cho phép trình, phê duyệt biên bản hủy, lưu trữ biên bản hủy để phục vụ tra cứu.
 

Mô-đun Quản lý khai thác

Cho phép các cá nhân có nhu cầu có thể khai thác trực tuyến các hồ sơ, tài liệu điện tử, giấy theo quy định. Các cá nhân có thể tạo yêu cầu khai thác tài liệu trên hệ thống; phiếu yêu cầu khai thác được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Mô-đun Tra cứu, tìm kiếm, thống kê

-Cho phép tra cứu, tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm kết hợp nhiều điều kiện, tối ưu sắp xếp kết quả tìm kiếm theo cấu hình.
-Ngoài ra hệ thống còn cho phép tìm kiếm nội dung dạng text trong các file pdf, file ảnh, file word (các file này được hệ thống trích xuất nội dung qua công nghệ OCR, đánh chỉ mục để phục vụ tìm kiếm).

Mô-đun Quản trị hệ thống

Cho phép quản lý người dùng; phân quyền các chức năng của phần mềm, quản lý nhật ký hệ thống...

Mô-đun Tích hợp dữ liệu

Cung cấp các dịch vụ về tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác; cung cấp các tiện tích cảnh báo đối với người dùng (ví dụ: cảnh báo hồ sơ sắp đến hạn trả).

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử:

Bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.

Ưu điểm:
-Đáp ứng đầy đủ công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước
-Cung cấp các công cụ bóc tách dữ liệu (OCR) hiệu quả với độ chính xác 95 – 100%
-Tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo với tốc độ cao; tìm kiếm trong nội dung file
-Đảm bảo an toàn, bảo mật, tránh mất mát dữ liệu
-Công cụ quản lý kho lưu trữ giấy và điện tử trực quan, dễ sử dụng
-Nền tảng chia sẻ tài liệu ưu việt, quản lý tập trung, giúp giảm thời gian và tiết kiệm chi phí trong quản lý tài liệu điện tử, hỗ trợ các hệ thống khai phá dữ liệu, dữ liệu lớn.
-Tích hợp đầy đủ chữ ký số
-Cung cấp các tính năng tích hợp, chia sẻ với các hệ thống khác