Quản trị nội dung Doanh nghiệp (ECM)

Khái niệm Hệ thống quản trị nội dung doanh nghiệp – ECM

Enterprise Content Management (ECM) không đơn giản chỉ là một sản phẩm phần mềm. Theo nghĩa đầy đủ, ECM là một hệ thống bao gồm chiến lược, phương pháp và các bộ công cụ được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Thông tin phi cấu trúc (bao gồm các dạng như văn bản tài liệu, video, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức. Ví dụ trong ngành ngân hàng, thông tin phi cấu trúc là hồ sơ xin vay, mở tài khoản, thư tín dụng (L/C), video giám sát hệ thống ATM, cuộc điện thoại được ghi âm của khách hàng gọi tới trung tâm dịch vụ khách hàng… Những thông tin này chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với lượng thông tin có cấu trúc được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu (database) trong các ứng dụng như Corebanking, ERP, Billing…

Mục đích

Chuyển đổi phương thức từ lưu trữ truyền thống (dưới dạng giấy) sang lưu trữ hiện đại (lưu trữ điện tử).
Soạn thảo, chỉnh sửa online các tài liệu giống như google docs, google excel…
Trao đổi, chia sẻ, cộng tác trực tuyến trên nội dung tài liệu theo các nhóm làm việc được phân quyền.
Quản lý các phiên bản tài liệu được cộng tác trao đổi.
Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước;
Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
Giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí, kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Thuận tiện cho công tác tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo thông tin
Tăng cường tính kịp thời của thông tin, số liệu báo cáo (cập nhật trực tuyến, gần thời gian thực).
Nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp có thẩm quyền.

Yêu cầu giải pháp

Một giải pháp ECM tổng thể bao gồm 2 thành phần chính: phần thực hiện việc thu nhận thông tin phi cấu trúc và phần quản lý những thông tin được thu nhận này.
Phần thu nhận thông tin phi cấu trúc thường có các tính năng:

Thu nhận (Capture): scan tài liệu hoặc import file nếu không cần scan, thực thi online/oine, thu nhận từ fax server,…
Phân loại (Classify): tài liệu được thu nhận vào có thể phân loại theo cách thủ công hoặc tự động (hệ thống có khả năng tự nhận dạng tài liệu và “học” cách phân loại).
Bóc tách (Extract): thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng đánh dấu (OMR), nhận dạng ký tự thông minh – chữ viết tay (ICR),…
Kiểm tra (Validate): người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
Phân phối (Deliver): thông tin được thu nhận và thông tin được bóc tách có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác.

Phạm vi ứng dụng

Bộ/Ngành/Địa phương.
Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu.

Ưu điểm của giải pháp do Revotech phát triển

Nền tảng cộng tác, trao đổi, chia sẻ tài liệu ưu việt, quản lý tập trung, bảo mật, giúp giảm thời gian và tiết kiệm chi phí trong quản lý tài liệu điện tử, hỗ trợ các hệ thống khai phá dữ liệu, dữ liệu lớn.
Quản lý các nhóm làm việc, cộng tác theo quyền hạn. Chia sẻ, trao đổi cộng tác trực tuyến tài liệu theo các nhóm đảm bảo bảo mật, an toàn.
Quản lý các phiên bản làm việc tài liệu.
Soạn thảo, chỉnh sửa online các tài liệu giống như google docs, google excel…
Hỗ trợ đầy đủ quy trình số hóa tài liệu, đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy của tài liệu được số hóa và tài liệu điện tử.
Cung cấp các công cụ bóc tách dữ liệu hiệu quả
Tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo với tốc độ cao
Đảm bảo an toàn, bảo mật, tránh mất mát dữ liệu
Công cụ quản lý kho lưu trữ giấy và điện tử trực quan, dễ sử dụng
Đảm bảo hiệu năng với khối lượng dữ liệu lớn
Tích hợp đầy đủ chữ ký số và các hệ thống CNTT khác
Cung cấp số liệu tổng hợp, tổng quan cho lãnh đạo phục vụ chỉ đạo, điều hành.

Tính năng sản phẩm

-Thêm mới, sửa, xóa và chia sẻ tài liệu, thư mục: Người dùng A có thể tạo mới tài liệu, soạn thảo trực tuyến và chia sẻ với người dùng B/nhóm ngưoi dùng (tài liệu định dạng word, excel, powerpoint). Khi chia sẻ qua nền tảng chia sẻ tài liệu số người dùng B gần như ngay lập tức có thể tìm kiếm và tải tài liệu về máy mình. Tài liệu được lưu trữ một lần duy nhất tại kho dữ liệu số và được chia sẻ để sử dụng nhiều lần. Quản trị hệ thống có thể theo dõi, giám sát được các hoạt động tương tác với tài liệu số.

–Trao đổi ý kiến: Người dùng A và người dùng B có thể trao đổi, góp ý kiến về nội dung tài liệu trực tiếp trên tài liệu thay vì phải gửi ý kiến qua email, hay các công cụ khác.

–Quản lý phiên bản: Các tài liệu có thể được soạn thảo, cập nhật nội dung nhiều lần, do đó, nền tảng chia sẻ tài liệu số cho phép Người dùng A có thể lưu trữ tài liệu dưới nhiều phiên bản tùy theo nhu cầu của người dùng.

–Chia sẻ tài liệu, Phân quyền truy cập tài liệu: Người dùng A có thể phân quyền truy cập, khai thác tài liệu cho người dùng B. Ví dụ: Người dùng A phân quyền cho phép người dùng B có thể xem, sửa được tài liệu do người dùng A chia sẻ. Người dùng khác không có quyền thì không thể truy cập vào được tài liệu.

-Quản lý kho hồ sơ: các kết quả làm việc của các nhóm, dự án, cá nhân được chuyển vào kho hồ sơ của công ty đảm bảo lưu trữ lâu dài thành tri thức và sử dụng lại. Các hồ sơ được phân quyền upload, sửa xoá, khai thác theo nhóm đơn vị, cá nhân …

– Quản lý thư viện: tổ chức các thư viện tài nguyên số dùng chung của công ty cho cán bộ nhân viên khai thác.

–Đánh chỉ mục, tìm kiếm: Nội dung trong tài liệu có thể được đánh chỉ mục (index) để cho phép người dùng tìm kiếm trong nội dung tài liệu.

–Theo dõi, giám sát: Người dùng có thể theo dõi, giám sát tài liệu do mình chia sẻ xem ai đã chỉnh sửa, xem hay tải về tài liệu.

-Dashboard: cung cấp cung màn hình tổng quan cho cá nhân người dùng khi truy cập hệ thống, bao gồm các thông tin như: số lượng email mới đến, số lượng văn bản đến cần xử lý, hiển thị thông tin lịch họp, các công việc cần thực hiện, các thông tin cảnh báo (ví dụ: có tài liệu mới được chia sẻ, ), danh sách các thư mục, tài liệu của cá nhân, danh sách các trang làm việc cá nhân là thành viên.

-Quản lý trang(site): tạo trang; thêm, xóa các thành viên của trang, phân quyền cho các thành viên, đặt chế độ private hoặc public cho trang; danh sách tài liệu của trang, các hành động tương tác trong trang (ví dụ: download một tài liệu, cho ý kiến một tài liệu…), quản lý tài liệu của trang;

-Quản lý tương tác trao đổi ý kiến giữa các thành viên về một tài liệu cụ thể; góp ý trực tiếp trên tài liệu; quản lý luồng công việc xử lý tài liệu.

– Quản lý động các/luồng trao đổi/luồng xin ý kiến phê duyệt: cho phép định nghĩa động các luồng, tùy theo đặc thù nghiệp vụ hoặc tính chất công việc.

Công nghệ phát triển

Java
Oracle/mysql/sqlserver
OCR (Optical Character Recognition): nhận dạng ký tự quang học
Microsoft office online editor
Elastic search: trích rút dữ liệu văn bản từ các file định dạng pdf, doc, txt, csv,… phục vụ tìm kiếm trong file
Kiến trúc micro services

Demo giới thiệu tổng quan sản phẩm

Giá tham khảo: Liên hệ

Quản trị nội dung Doanh nghiệp (ECM)

Danh sách sản phẩm